ЗАРЕГИСТРИРУЙТЕСЬ И ПОЛУЧИТЕ ПОЛНЫЙ ДОСТУП
Текущее время: 19 июн 2018, 05:39






   Обмен документами, формами, положениями по административно хозяйственной деятельности       Секретариат, делопроизводство, ДО, архивное хранение документов   



ЗАРЕГИСТРИРУЙТЕСЬ И ПОЛУЧИТЕ ПОЛНЫЙ ДОСТУП
Начать новую тему Ответить на тему  [ Сообщений: 25 ]  На страницу 1, 2, 3  След.
Автор Сообщение
 (СообщениеЗаголовок сообщения: Документооборот с "нуля"
СообщениеДобавлено: 13 авг 2013, 11:02 
Не в сети   Не в сети
местный
Аватара пользователя

Стаж: 8 лет 10 месяцев 7 дней
Сообщения: 125
Темы: 41
Чемпион в Игротеке : 0
Группа: Зарегистрированные пользователи
Страна: Russia [Россия] (ru)
Заслуженная репутация: 5

Повысить репутацию IreN
Facebook
Macintosh Chrome
Коллеги, всем доброго времени суток!

Обращаюсь ко всем вам с огромной просьбой о помощи.))

В свете последних событий вынуждена заниматься постановкой документообората в компании, в которой об этом даже и не слышали. Подписалась на это случайно, устроилась к ним на работу руководителем секретариата))). Я даже и не представляла, что в большой компании с численностью до полутысячи человек, может полностью отсутствовать документооборот. И сейчас передо мной стоит задача сделать из трех папок в отделе секретариата нечто глобальное с огромным архивом, поставить документооборот не только в центральном офисе но и на региональных площадках, а так же прописать должностные инструкции по всем департаментам, яххуу ))).
Это мой первый подобный опыт, поэтому мне нужны ваша поддержка, советы и знания!
Дело так же в том, что в сети имеется огромное количество разрозненной информации и по сути, что бы разобраться во всех тонкостях построения работы уходит безумное количество времени и сил, а еще же есть текущие задачи…..
Так вот к чему я все это пишу. С вашей помощью и поддержкой хочу построить не только документооборот, но так же создать базу в которой можно будет найти практически всю информацию по построению документооборота, как в бумажном, так возможно, в дальнейшем, и в электронном виде. Уверена, это будет интересно многим.

Начну наверное с того, что уже успела навоять и что в процессе. Все наработки буду выкладывать на все общее обозрение, одобрение и корректировку.

Для того, что бы хоть что то можно было найти в отделе секретариата создала таблицы в Exele для регистрации входящей и исходящей документации, кстати, кое что подсмотрела в параллельной теме, за что огромное спасибо SpeedБелка))). До настоящего момента их просто не было. Какая то часть документов подшивалась в папки, а какая то просто отдавалась получателю оригиналом. Не понятно даже было какого принципа они придерживались вообще ))). Возможно конечно надо начинать с чего то другого, но на данный момент мне необходимо просто понять какой объём документов проходит через секретариат и какие именно документы. Сегодня – завтра приложу файл с таблицами регистрации входящей/исходящей документации, возможно кто то внесет коррективы. А так как это пока "пилотный проек" в нем можно будет быстренько усЁ изменить.

Кстати, вопрос к спецам. Кто и как начинал постановку документооборота, с чего?

_________________
Цель - это мечта с конкретным сроком исполнения!


Вернуться к началу
 Профиль    
Ответить с цитатой  
ЗАРЕГИСТРИРУЙТЕСЬ И ПОЛУЧИТЕ ПОЛНЫЙ ДОСТУП
 (СообщениеЗаголовок сообщения: Re: Документооборот с "нуля"
СообщениеДобавлено: 14 авг 2013, 13:25 
Не в сети   Не в сети
новичок
Аватара пользователя

Стаж: 4 года 10 месяцев 5 дней
Сообщения: 7
Темы: 1
Чемпион в Игротеке : 0
Группа: Зарегистрированные пользователи
Страна: Russia [Россия] (ru)
Заслуженная репутация: 0

Повысить репутацию КоТейка

Macintosh Safari
День добрый IreN. Как на мой взгляд, то изначально вам бы прописать все и регламентироват, а уж потом проводить глобальный переворот). Пропишите вначале положение по ДО, созидайте номенклатуру дел, пропишите должностные обязанности сотрудников. Все это утвердить подписью ГД и внедрить приказом. Примерно так мы и действовали. Все должно быть изначально строго регламентировано! Вот тогда и есть что и с кого спрашивать.


Вернуться к началу
 Профиль    
Ответить с цитатой  
ЗАРЕГИСТРИРУЙТЕСЬ И ПОЛУЧИТЕ ПОЛНЫЙ ДОСТУП
 (СообщениеЗаголовок сообщения: Re: Документооборот с "нуля"
СообщениеДобавлено: 14 авг 2013, 15:14 
Не в сети   Не в сети
новичок
Аватара пользователя

Стаж: 5 лет 2 месяца 7 дней
Сообщения: 2
Чемпион в Игротеке : 0
Группа: Зарегистрированные пользователи
Страна: Russia [Россия] (ru)
Заслуженная репутация: 0

Повысить репутацию maralyona

Windows 7 Chrome
Постою, послушаю...


Вернуться к началу
 Профиль    
Ответить с цитатой  
ЗАРЕГИСТРИРУЙТЕСЬ И ПОЛУЧИТЕ ПОЛНЫЙ ДОСТУП
 (СообщениеЗаголовок сообщения: Re: Документооборот с "нуля"
СообщениеДобавлено: 14 авг 2013, 16:15 
Не в сети   Не в сети
местный
Аватара пользователя

Стаж: 8 лет 10 месяцев 7 дней
Сообщения: 125
Темы: 41
Чемпион в Игротеке : 0
Группа: Зарегистрированные пользователи
Страна: Russia [Россия] (ru)
Заслуженная репутация: 5

Повысить репутацию IreN
Facebook
Macintosh Safari
КоТейка писал(а):
День добрый IreN. Как на мой взгляд, то изначально вам бы прописать все и регламентироват, а уж потом проводить глобальный переворот). Пропишите вначале положение по ДО, созидайте номенклатуру дел, пропишите должностные обязанности сотрудников. Все это утвердить подписью ГД и внедрить приказом. Примерно так мы и действовали.б Все должно быть изначально строго регламентировано! Вот тогда и есть что и с кого спрашивать.

Полностью с вами согласна, но для того что бы регламентировать, надо четко понимать что именно надо регламентировать. Как я вижу это на данный момент. Сейчас ввела регистрационные таблицы на входящие и исходящие документы, так же журнал регистрации документов на подпись руководящему составу. Совместно с дизайнером разрабатываю бренд бук, т.к. В компании даже нет единой шапки для документов, в дальнейшем буду разробатывать единые бланки служебных записок, заявлений, приказов и т.д.... Почти готов регламент по работе с корреспонденцией и должностные инструкции секретарей и курьера. Но это все что касается секретариата. В параллельной теме читала относительно рабочей группы, вот думаю что бы собрать руководителей департаментов, для выяснения какие именно типы документов у них в ходу и в каком объеме. Инструкцию по документообороту считаю писать параллельно с разработкой бланков документов, хотя ее можно и заранее прописать... Только вот надо где нить надыбыть хотя бы образец .

_________________
Цель - это мечта с конкретным сроком исполнения!


Вернуться к началу
 Профиль    
Ответить с цитатой  
ЗАРЕГИСТРИРУЙТЕСЬ И ПОЛУЧИТЕ ПОЛНЫЙ ДОСТУП
 (СообщениеЗаголовок сообщения: Re: Документооборот с "нуля"
СообщениеДобавлено: 15 авг 2013, 11:55 
Не в сети   Не в сети
местный
Аватара пользователя

Стаж: 8 лет 10 месяцев 7 дней
Сообщения: 125
Темы: 41
Чемпион в Игротеке : 0
Группа: Зарегистрированные пользователи
Страна: Russia [Россия] (ru)
Заслуженная репутация: 5

Повысить репутацию IreN
Facebook
Macintosh Chrome
Ну вот наконец то прикладываю журнал регистрации входящей/исходящей документации.
Кстати, может кто нибудь подскажет, нужен ли регламент по работе с журналом регистрации вх/исх документации или достаточно будет прописать все в инструкции по документообороту и распечатать образцы таблиц в качестве приложений для утверждения?


У вас нет необходимых прав для просмотра вложений в этом сообщении.

_________________
Цель - это мечта с конкретным сроком исполнения!


Вернуться к началу
 Профиль    
Ответить с цитатой  
ЗАРЕГИСТРИРУЙТЕСЬ И ПОЛУЧИТЕ ПОЛНЫЙ ДОСТУП
 (СообщениеЗаголовок сообщения: Re: Документооборот с "нуля"
СообщениеДобавлено: 15 авг 2013, 12:19 
Не в сети   Не в сети
местный
Аватара пользователя

Стаж: 6 лет 4 месяца 17 дней
Сообщения: 137
Темы: 9
Чемпион в Игротеке : 0
Группа: Зарегистрированные пользователи
Заслуженная репутация: 3

Повысить репутацию isv72

Windows XP Internet Explorer 8
IreN писал(а):
вот думаю что бы собрать руководителей департаментов, для выяснения какие именно типы документов у них в ходу и в каком объеме.


Доброго дня!
Была та же проблема - у нас ...дцать отделов, каждый из которых занимается своим направлением бух- и налогового учета, в каждом отделе по каждому из ...дцати заказчиков формируются много разных дел. Я с бухучетом знакома на уровне курсов, потому разобраться в дебрях ведомостей и журналов-ордеров было выше моих возможностей.

Сделала проще: подготовила приказ:
1. Утвердить индексацию подразделений Общества (Приложение №1) со дня подписания настоящего Приказа.
2. Канцелярии (отдел административно-офисной поддержки) производить регистрацию исходящих документов в соответствии с утвержденной индексацией подразделений Общества.
3. Начальникам отделов в срок до ... сформировать номенклатуру дел подразделения с использованием утвержденного индекса подразделения по форме ... и передать начальнику отдела административно-офисной поддержки (ФИО).
4. Заведующей канцелярией (ФИО) в срок до ... сформировать и представить на утверждение номенклатуру дел предприятия на основании номенклатур дел подразделений.

Главное - подготовить табличку для формирования номенклатуры дел и объяснить начальникам отделов, куда что писать (что есть индекс дела, как сформулировать наименование, как определить срок хранения дела). Табличка - заранее (как приложение к приказу), объяснения - позже, когда всем уже все приказано, либо когда все уже готово - на совещании при ГД. Руководители подразделений должны понять, что это не Ваша личная прихоть, а потребность предприятия. Сначала повозмущаются лишней нагрузке, потом поймут, что только так им удалось понять, какие же документы они вообще формируют.


Вернуться к началу
 Профиль    
Ответить с цитатой  
ЗАРЕГИСТРИРУЙТЕСЬ И ПОЛУЧИТЕ ПОЛНЫЙ ДОСТУП
 (СообщениеЗаголовок сообщения: Re: Документооборот с "нуля"
СообщениеДобавлено: 15 авг 2013, 13:39 
Не в сети   Не в сети
местный
Аватара пользователя

Стаж: 8 лет 10 месяцев 7 дней
Сообщения: 125
Темы: 41
Чемпион в Игротеке : 0
Группа: Зарегистрированные пользователи
Страна: Russia [Россия] (ru)
Заслуженная репутация: 5

Повысить репутацию IreN
Facebook
Macintosh Chrome
isv72 писал(а):
IreN писал(а):
вот думаю что бы собрать руководителей департаментов, для выяснения какие именно типы документов у них в ходу и в каком объеме.


Доброго дня!
Была та же проблема - у нас ...дцать отделов, каждый из которых занимается своим направлением бух- и налогового учета, в каждом отделе по каждому из ...дцати заказчиков формируются много разных дел. Я с бухучетом знакома на уровне курсов, потому разобраться в дебрях ведомостей и журналов-ордеров было выше моих возможностей.

Сделала проще: подготовила приказ:
1. Утвердить индексацию подразделений Общества (Приложение №1) со дня подписания настоящего Приказа.
2. Канцелярии (отдел административно-офисной поддержки) производить регистрацию исходящих документов в соответствии с утвержденной индексацией подразделений Общества.
3. Начальникам отделов в срок до ... сформировать номенклатуру дел подразделения с использованием утвержденного индекса подразделения по форме ... и передать начальнику отдела административно-офисной поддержки (ФИО).
4. Заведующей канцелярией (ФИО) в срок до ... сформировать и представить на утверждение номенклатуру дел предприятия на основании номенклатур дел подразделений.

Главное - подготовить табличку для формирования номенклатуры дел и объяснить начальникам отделов, куда что писать (что есть индекс дела, как сформулировать наименование, как определить срок хранения дела). Табличка - заранее (как приложение к приказу), объяснения - позже, когда всем уже все приказано, либо когда все уже готово - на совещании при ГД. Руководители подразделений должны понять, что это не Ваша личная прихоть, а потребность предприятия. Сначала повозмущаются лишней нагрузке, потом поймут, что только так им удалось понять, какие же документы они вообще формируют.


isv72, огромное спасибо за совет, наверное так действительно и поступлю, а то собрать всех просто не реально. Бегаю за всеми как сабоченка, а у всех видите ли дела, одна я ничего не делаю ))) Сегодня подготовлю на утверждение ГД приказ о созданнии рабочей группы, пропишу состав и дату мероприятия и в готовом виде раскину по руководителят департаментов. Хотя наверное лучше заставить девочек копии им под подпись вручить, что бы потом не говорили, что ничего не получали. Рыба номенклатуры дел уже готова, сегодня доведу ее до ума и тоже сюда выложу.

Добавлено спустя 10 минут 7 секунд:
Сейчас посидела подумала и решила создать еще параллельно тему куда можно будет выкладывать документы для скачивания с кратким описанием по ним. Буду рада советам и коментариям)

И все же возвращаюсь к вопросу о регламентации. Есть ли необходимость в регламентировании работы с корреспонденцией или этот процесс просто прописать в Инструкции по документообороту?

_________________
Цель - это мечта с конкретным сроком исполнения!


Вернуться к началу
 Профиль    
Ответить с цитатой  
ЗАРЕГИСТРИРУЙТЕСЬ И ПОЛУЧИТЕ ПОЛНЫЙ ДОСТУП
 (СообщениеЗаголовок сообщения: Re: Документооборот с "нуля"
СообщениеДобавлено: 15 авг 2013, 15:06 
Не в сети   Не в сети
Администратор
Аватара пользователя

Настроение: Счастливый
Стаж: 9 лет 4 месяца 28 дней
Сообщения: 2343
Темы: 331
Изображения: 1269
Откуда: Москва
Чемпион в Игротеке : 11
Группа: Администраторы
Страна: Russia [Россия] (ru)
Блог: Просмотр блога (3)
Заслуженная репутация: 4

Повысить репутацию Admin-dimA
Моя Страница: Посмотреть Мою Страницу
Вконтакте Одноклассники Мой мир Facebook
Windows 7 Chrome
IreN писал(а):
лучше заставить девочек копии им под подпись вручить

не советую так делать, на мой взгляд это советский принцип работы.
Нужно собрать встречу с ними, презентовать нововведение и внести эту процедуру в политики компании.

Добавлено спустя 2 минуты 9 секунд:
IreN писал(а):
Есть ли необходимость в регламентировании работы с корреспонденцией или этот процесс просто прописать в Инструкции по документообороту?

никакой разницы нет, как мне кажется *DONT_KNOW*

_________________
«Учись на чужих ошибках — будешь точно знать, как их совершать».


Вернуться к началу
 Профиль Персональный альбом    
Ответить с цитатой  
ЗАРЕГИСТРИРУЙТЕСЬ И ПОЛУЧИТЕ ПОЛНЫЙ ДОСТУП
 (СообщениеЗаголовок сообщения: Re: Документооборот с "нуля"
СообщениеДобавлено: 19 авг 2013, 13:34 
Не в сети   Не в сети
новичок
Аватара пользователя

Стаж: 4 года 9 месяцев 30 дней
Сообщения: 12
Чемпион в Игротеке : 0
Группа: Зарегистрированные пользователи
Заслуженная репутация: 0

Повысить репутацию ARAMAT2201

Windows XP Firefox
IreN
Я согласна с Дмитрием! Только встречи и обсуждение. Тут Вам и мозговой штурм, и пиар. Куда же мы без него ;-)


Вернуться к началу
 Профиль    
Ответить с цитатой  
ЗАРЕГИСТРИРУЙТЕСЬ И ПОЛУЧИТЕ ПОЛНЫЙ ДОСТУП
 (СообщениеЗаголовок сообщения: Re: Документооборот с "нуля"
СообщениеДобавлено: 20 авг 2013, 12:09 
Не в сети   Не в сети
местный
Аватара пользователя

Стаж: 8 лет 10 месяцев 7 дней
Сообщения: 125
Темы: 41
Чемпион в Игротеке : 0
Группа: Зарегистрированные пользователи
Страна: Russia [Россия] (ru)
Заслуженная репутация: 5

Повысить репутацию IreN
Facebook
Macintosh Chrome
Ну наконец то провела рабочую группу! Сказать, что мне это тяжело далось, да ничего не сказать.
Народ еле собрала, пока не привела на рабочуюю группу ген. дира ни кто ни чего слушать даже не хотел, не то что обсуждать.
Вроде все объяснила, показала, разжевала и в рот положила, только проглатить осталось, ан нет, все равно возникает куча вопросов.
По срокам, вроде договорились за неделю подготовить предварительные номенклатуры и собраться еще раз, что бы обсудить все детально и собрать в кучу.
Наконец то утвердили "Бренд-бук" и я доделала образцы документов, выложу их наверное сюда и одним файлом, вдруг кому пригодится))

_________________
Цель - это мечта с конкретным сроком исполнения!


Вернуться к началу
 Профиль    
Ответить с цитатой  
ЗАРЕГИСТРИРУЙТЕСЬ И ПОЛУЧИТЕ ПОЛНЫЙ ДОСТУП
Показать сообщения за:  Поле сортировки  
Начать новую тему Ответить на тему  [ Сообщений: 25 ]  На страницу 1, 2, 3  След.   [ Кто просматривал тему ] 
{ QUICK_REPLY }
Заголовок:
Текст сообщения:
{ MESSAGE_BODY_EXPLAIN } 

Настройки:
 

ЗАРЕГИСТРИРУЙТЕСЬ И ПОЛУЧИТЕ ПОЛНЫЙ ДОСТУП
   Похожие темы   Автор   Ответы   Просмотры   Последнее сообщение 
В этой теме нет новых непрочитанных сообщений. Создание офиса с нуля. Помогите ничего не упустить.

в форуме Канцелярские товары

Anonymous

9

8762

10 ноя 2015, 19:49

Егор Перейти к последнему сообщению

В этой теме нет новых непрочитанных сообщений. организация работы с нуля (сантехник, электрик,дворник,вах..

в форуме Обязанности, должностные инструкции и функционал административно хозяйственного подразделения

Anonymous

0

1359

01 май 2011, 16:16

petrovich Перейти к последнему сообщению

В этой теме нет новых непрочитанных сообщений. Документооборот по коммуналке

в форуме Документы административно хозяйственного назначения

Ольга C.

1

1974

27 фев 2013, 11:47

Горыч Перейти к последнему сообщению

В этой теме нет новых непрочитанных сообщений. Документооборот в компании

[ На страницу: 1 ... 8, 9, 10 ]

в форуме Секретариат, делопроизводство, ДО, архивное хранение документов

SpeedБелка

92

49865

08 дек 2016, 21:04

Admin-dimA Перейти к последнему сообщению

В этой теме нет новых непрочитанных сообщений. Вопрос от сотрудника, " а где написано что я должен эвак....

в форуме Пожарная безопасность офисных помещений

Admin-dimA

6

3893

10 апр 2015, 17:07

Олег Соколов Перейти к последнему сообщению



   Обмен документами, формами, положениями по административно хозяйственной деятельности       Секретариат, делопроизводство, ДО, архивное хранение документов   

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: Bing [Bot] и гости: 1


Вы не можете начинать темы
Вы не можете отвечать на сообщения
Вы не можете редактировать свои сообщения
Вы не можете удалять свои сообщения
Вы не можете добавлять вложения

Найти:
Перейти:  

 |  Игротека (блоки) |  Календарь |  Судоку |  Медали |  News |  Статистика | Поиск | Пользователи | Топлист | Благодарности | 

ЗАРЕГИСТРИРУЙТЕСЬ И ПОЛУЧИТЕ ПОЛНЫЙ ДОСТУП
Яндекс.Метрика