ЗАРЕГИСТРИРУЙТЕСЬ И ПОЛУЧИТЕ ПОЛНЫЙ ДОСТУП
Текущее время: 22 июн 2018, 12:39






   Обмен документами, формами, положениями по административно хозяйственной деятельности       Секретариат, делопроизводство, ДО, архивное хранение документов   



ЗАРЕГИСТРИРУЙТЕСЬ И ПОЛУЧИТЕ ПОЛНЫЙ ДОСТУП
Начать новую тему Ответить на тему  [ Сообщений: 2 ] 
Автор Сообщение
 (СообщениеЗаголовок сообщения: Секретарь и офис-менеджер: «две большие разницы»
СообщениеДобавлено: 06 июл 2009, 13:19 
Не в сети   Не в сети
Администратор
Аватара пользователя

Настроение: Счастливый
Стаж: 9 лет 5 месяцев
Сообщения: 2343
Темы: 331
Изображения: 1269
Откуда: Москва
Чемпион в Игротеке : 11
Группа: Администраторы
Страна: Russia [Россия] (ru)
Блог: Просмотр блога (3)
Заслуженная репутация: 4

Повысить репутацию Admin-dimA
Моя Страница: Посмотреть Мою Страницу
Вконтакте Одноклассники Мой мир Facebook
n/a n/a
Секретарь и офис-менеджер: «две большие разницы»

Хотелось бы узнать, каков круг обязанностей у секретаря и чем они отличаются от функций офис-менеджера? Или это тождественные должности? Просто офис-менеджер звучит красивее...

И. Егорова.
г. Железнодорожный, Московская область

Слово «секретарь» обозначает должность человека, нанятого отдельным лицом или компанией для помощи при работе с корреспонденцией, для ведения делопроизводства и организации деловых встреч. Термин возник из выражения «хранитель секретов» и впервые был официально закреплен Петром I в Регламенте 1724 года.

В прежние времена секретари пользовались сравнительно высоким положением, и должность эта считалась достаточно престижной и респектабельной. Ныне наметилось падение престижа и статуса секретаря. Роль секретаря во многих фирмах рассматривают как помощь шефу - от написания писем до покупки цветов его жене.

Правда, есть другая крайность. На должности секретаря многие руководители хотят видеть высокообразованного человека, но в то же время заставляют заниматься его работой, для выполнения которой не требуются ни особые знания, ни особые способности.

И еще один момент: сегодня чуть ли каждая административная должность называется «секретарь», хотя функции у административных работников могут быть самые разные, как, разумеется, и зарплата.

Так кто же он, секретарь? Все определяется характером порученной ему деятельности. Это может быть машинистка, офис-менеджер, секретарь-референт, секретарь, помощник, инспектор по дело производству, техник-организатор делопроизводства и т.д.

В Квалификационном справочнике должностей рабочих и служащих приведена общая характеристика должностей для соотнесения их с соответствующими обязанностями или квалификационными навыками, которыми сотрудник должен владеть. Поэтому при составлении должностной инструкции секретаря необходимо определить не только название должности и систему подчинения, но и круг его обязанностей.

Несмотря на различие в функциональных обязанностях секретаря в государственном учреждении и в коммерческой организации, должностные обязанности секретаря типичные.
В круг обязанностей секретаря входит:
- обработка корреспонденции,
- работа на телефоне,
- организация встреч и командировок руководителя,
- встреча посетителей,
- подготовка совещаний,
- работа с исполнителями,
- регистрация, контроль, оперативное хранение документов,
- систематизация и формирование дел, подготовка их для сдачи в архив.

Таким образом, функциональные обязанности секретаря можно разделить на два блока: документационное обеспечение управления и бездокументационное обеспечение управления.
К документационному обеспечению управления относятся: документирование деятельности аппарата управления, обработка корреспонденции, регистрация, контроль и систематизация документов, подготовка документов к передаче на архивное хранение.
К обязанностям по бездокументационному обслуживанию можно отнести: ксерокопирование материалов и документов, отправление и прием факсов, набор документов на компьютере, ведение информационно-поисковой и справочной работы, телефонное обслуживание, организацию приема посетителей, подготовку переговоров и совещаний, подготовку командировок руководителя и планирование рабочего дня.
Словом, секретаря, скорее всего, можно отнести к категории технических исполнителей.

Иное дело - офис-менеджер. Тут уже требуются знания в области документоведения и документационного обеспечения управления.

Должность «офис-менеджер» появилась сравнительно недавно, лет десять-двенадцать назад. В условиях рыночных отношений руководитель стремится к концентрации управленческих и исполнительских функций, или, иными словами, к совмещению нескольких должностей. Поэтому ему нужен не просто технический специалист для обработки корреспонденции и дежурства на телефоне, а специалист, который бы занимался кадровой и управленческой деятельностью. Соответственно и заработная плата у такого специалиста должна быть больше.

Словом, обязанности офис-менеджера шире, чем обязанности секретаря, так как в них входят функции по управлению и обработке информационной части документов. Офис-менеджер участвует в определении миссии организации, разрабатывает и планирует вопросы стратегического развития. 6 обязанности офис-менеджера может входить:
- установление рынков сбыта и потенциальных клиентов;
- совершенствование качества оказываемых услуг;
- координация и контроль договорной деятельности.

В зависимости от специфики деятельности организации на офис-менеджера могут возлагаться и обязанности по определению возможных источников обеспечения фирмы необходимыми кадрами, осуществлению представительских функций. Он также организует, координирует и контролирует вопросы внутренней среды жизнедеятельности организации:
- участвует в подготовке, оформлении и издании организационно-распорядительных документов;
- разрабатывает организационную структуру, программы развития персонала, перспективные и текущие планы внедрения информационных технологий;
- участвует в разработке бизнес-планов;
- организует и проводит совещания, переговоры, презентации, рекламные кампании;
- осуществляет функции подбора, оценки, учета, стимулирования, повышения квалификации персонала.

В зависимости от масштаба деятельности организации офис-менеджер выполняет функции управления персоналом и другие обязанности, полностью или частично. Если частично, то в организации создаются специализированные подразделения: отдел кадров, служба по связям с общественностью, отдел договоров и претензионной работы, служба защиты информации и др.

Офис-менеджер может выполнять обязанности заведующего канцелярией или общего отдела. В этом случае он:
- руководит работой служб документации, документационного и информационного обеспечения деятельности организации (учет, контроль исполнения, поиск, справочная работа, экспертиза ценности документов, их оперативное и архивное хранение, аналитическая работа с информацией для принятия решений);
- организует внедрение автоматизированных информационных систем, принимает участие в проектировании и актуализации баз и банков данных; принимает меры по упорядочению состава документов и оптимизации документопотоков;
- изучает, обобщает и реализует в деятельности организации передовой отечественный и зарубежный опыт по вопросам организации процессов управления, документационного обеспечения и управления персоналом;
- разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам информационного и документационного обеспечения; организует и контролирует работу по защите информации;
- обеспечивает, совместно с другими руководителями подразделений, приобретение, ввод в эксплуатацию, эффективное функционирование и сохранность оргтехники и средств вычислительной техники.

Квалификационные характеристики, предъявляемые к офис-менеджеру, таким образом, выше, чем у секретаря руководителя. Офис-менеджер должен знать:
- законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие предпринимательскую, коммерческую, информационную и документационную Деятельность организации, работу с персоналом;
- рыночную экономику, предпринимательство и ведение бизнеса; основы маркетинга, теорию менеджмента, макро- и микро-экономики, делового администрирования, теорию и практику работы с персоналом, формы и методы ведения рекламных кампаний и работы с общественностью;
- порядок разработки коммерческих условий, соглашений, договоров, контрактов, основы бухгалтерского учета;
- основы социологии, психологии и мотивации труда, этику делового общения, основы делопроизводства;
- порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления: методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем, нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;
- основы программирования, методы проектирования и актуализации баз и банков данных;
- основы научной организации управленческого труда и организационного проектирования; основы охраны труда и эргономики.

Столь высокие требования, предъявляемые к офис-менеджеру, обусловливают то обстоятельство, что на эту должность обычно принимаются лица, имеющие профессиональное высшее образований и стаж работы в должности документоведа первой категории не менее трех лет.

Л. Доронин
старший преподаватель ГУ.

Источник: Служба Кадра № 2 2003

_________________
«Учись на чужих ошибках — будешь точно знать, как их совершать».


Вернуться к началу
 Профиль Персональный альбом    
Ответить с цитатой  
ЗАРЕГИСТРИРУЙТЕСЬ И ПОЛУЧИТЕ ПОЛНЫЙ ДОСТУП
 (СообщениеЗаголовок сообщения: Re: Секретарь и офис-менеджер: «две большие разницы»
СообщениеДобавлено: 05 сен 2015, 12:23 
Не в сети   Не в сети
пользователь
Аватара пользователя

Настроение: Счастливый
Стаж: 3 года 7 месяцев 25 дней
Сообщения: 59
Темы: 5
Изображения: 0
Откуда: Москва
Чемпион в Игротеке : 0
Группа: Зарегистрированные пользователи
Страна: Russia [Россия] (ru)
Заслуженная репутация: 0

Повысить репутацию mmu
Вконтакте 
Windows 7 Mozilla
Вот зараза этот Доронин ]:-> Раньше этого не видел. Возмутился бы раньше. А ГУ помойка :-! раз там такие преподаватели (а что это кстати?). И такие люди учат молодое поколение. В офис-менеджеры воткнул все, какие слова сам знает. А потом удивляемся что офис-менеджер отстойная, не пользующаяся авторитетом должность. И назначают абы кого и компетенции нулевые и ЗП. Сливное место короче. Бараны вот такие описания делают, которые в компании ни дня не работали, а люди их слушают...... (Дмитрий прошу прощения, если случайно задел, весь спич выше исключительно к Доронину и про него >:o )
Офис-менеджер - управляет офисом. Дословный перевод. Это часть функций административного директора, АХО. Часто полностью их заменяет. Одна из самых значимых и важных в компаниях, где есть офис, особенно для тех, в которых от офиса зависит основной бизнес. Он управляет душой и самой сутью компании, внутренним климатом. Создает душу создатель (учредитель, директор) а управляет, поддерживает, развивает именно офис-менеджер. Очень часто "серый кардинал" компании. По офис менеджеру, можно смело говорить о компании. Там где он дебил, там и компания такая же и работать с ней не надо. Его и найти то поэтому часто сложно. Он редко на виду для посторонних. А работу его видят все.
Поэтому (часто подсознательно) секретарей, как персональных помощников, уже впитавших идеи и мировоззрение руководителя и назначают на должность офис-менеджера *KISSING* . Описать обязанности практически невозможно, обучить можно основам и то базовым и все. ЗП максимально возможная для помощника руководителя.
В компанию куда идет автор вопроса, нужен именно такой помощник. Поэтому ей и сказали, что назовись как хочешь. И поначалу она думает что от названия и обязанности будут разные. Это по молодости и потому, что руководитель еще не знает, получится у нее или нет. И именно это должен помнить каждый, кого назначают на такую должность.
Такого менеджера пинают, бьют и гнобят только до того момента пока он не уловит видение руководителя об атмосфере в офисе. Как только уловит, моментально все изменится. После этого ему возразить то будет опасно :-D И он занимает подобающее ему место.
Вот как то так.....


Вернуться к началу
 Профиль    
Ответить с цитатой  
ЗАРЕГИСТРИРУЙТЕСЬ И ПОЛУЧИТЕ ПОЛНЫЙ ДОСТУП
Показать сообщения за:  Поле сортировки  
Начать новую тему Ответить на тему  [ Сообщений: 2 ]     [ Кто просматривал тему ] 
{ QUICK_REPLY }
Заголовок:
Текст сообщения:
{ MESSAGE_BODY_EXPLAIN } 

Настройки:
 

ЗАРЕГИСТРИРУЙТЕСЬ И ПОЛУЧИТЕ ПОЛНЫЙ ДОСТУП
   Похожие темы   Автор   Ответы   Просмотры   Последнее сообщение 
В этой теме нет новых непрочитанных сообщений. Менеджер АХО

в форуме Вакансии & резюме административно хозяйственного персонала

Сусанна

1

2062

20 фев 2016, 15:51

marina83vika@mail.ru Перейти к последнему сообщению

В этой теме нет новых непрочитанных сообщений. Требуется секретарь зп от 35000 до 45000

в форуме Вакансии & резюме административно хозяйственного персонала

IreN

0

1969

10 июл 2014, 07:50

IreN Перейти к последнему сообщению

В этой теме нет новых непрочитанных сообщений. Секретарь - бездельник или трудяга? О наболевшем...

[ На страницу: 1, 2 ]

в форуме Секретариат, делопроизводство, ДО, архивное хранение документов

IreN

14

3410

03 окт 2013, 08:23

КоТейка Перейти к последнему сообщению

В этой теме нет новых непрочитанных сообщений. Ищу работу /секретарь на ресепшн/

в форуме Вакансии & резюме административно хозяйственного персонала

TRANZIT

0

604

03 апр 2012, 16:04

TRANZIT Перейти к последнему сообщению

В этой теме нет новых непрочитанных сообщений. Требуется секретарь на ресеп.

в форуме Вакансии & резюме административно хозяйственного персонала

Bazil

1

1155

18 июл 2011, 22:01

Bazil Перейти к последнему сообщению



   Обмен документами, формами, положениями по административно хозяйственной деятельности       Секретариат, делопроизводство, ДО, архивное хранение документов   

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и гости: 1


Вы не можете начинать темы
Вы не можете отвечать на сообщения
Вы не можете редактировать свои сообщения
Вы не можете удалять свои сообщения
Вы не можете добавлять вложения

Найти:
Перейти:  

 |  Игротека (блоки) |  Календарь |  Судоку |  Медали |  News |  Статистика | Поиск | Пользователи | Топлист | Благодарности | 

ЗАРЕГИСТРИРУЙТЕСЬ И ПОЛУЧИТЕ ПОЛНЫЙ ДОСТУП
Яндекс.Метрика